Proposal adalah rencana kerja yang disusun secara sistematis dan terinci
untuk suatu kegiatan yang bersifat forma. Sedangkan, pengertian dari
proposal adalah sebuah tulisan yang dibuat oleh si penulis yang
bertujuan untuk menjabarkan atau menjelasan sebuah tujuan kepada si
pembaca (individu atau perusahaan) sehingga mereka memperoleh pemahaman
mengenai tujuan tersebut lebih mendetail. Untuk memudahkan pengertian
dari proposal yang dalam tulisan ini, kita dapat membandingkannya dengan
istilah proposal penelitian dan proposal umum.
‘Proposal Penelitian’ dalam dunia ilmiah (pendidikan) yang disusun oleh
seorang peneliti atau mahasiswa yang akan membuat penelitian (skripsi,
tesis, disertasi). Dalam dunia ilmiah, proposal adalah suatu rancangan
desain penelitian (usulan penelitian) yang akan dilakukan oleh seorang
peneliti tentang suatu bahan penelitian. Bentuk proposal penelitian ini,
biasanya memiliki suatu bentuk, dengan berbagai standar tertentu
seperti penggunaan bahasa, tanda baca, kutipan dan lain lain.
Sedangkan ‘Proposal Umum’ yang sering digunakan sebagai usulan atau
rancangan kegiatan. Bentuk proposal ini memiliki banyak kemiripan dengan
model proposal penelitian yang digunakan dalam dunia ilmiah, namun
karena sifatnya yang lebih umum maka proposal umum biasanya lebih lentur
dalam penggunaan bahasa dan tidak terlalu kaku dalam aturan penulisan.
Namun, walaupun lebih bebas, penulisan Proposal umuu tetap harus
mengindahkan kaidah-kaidah dan sistematika tertentu, agar dapat dengan
mudah dimengerti oleh orang-orang yang membaca proposal tersebut.
Jenis-Jenis Proposal
Berdasarkan bentuknya, proposal dapat dibedakan menjadi beberapa jenis,
yaitu : proposal berbentuk formal, semiformal dan nonformal.
1. Proposal berbentuk formal terdiri atas tiga bagian utama, yaitu:
- bagian pendahuluan, yang terdiri atas: sampul dan halaman judul, surat pengantar (kata pengantar), ikhtisar, daftar isi, dan pengesahan permohonan.
- isi proposal, terdiri atas: latar belakang, pembatasan masalah, tujuan, ruang lingkup, pemikiran dasar (anggapan dasar), metodologi, fasilitas, personalia (susunan panitia), keuntungan dan kerugian, waktu, dan biaya.
- bagian pelengkap penutup, yang berisi daftar pustaka, lampiran, tabel, dan sebagainya.
Isi Proposal
Isi proposal ada dua, seperti yang diatas adalah isi proposal yang
berbentuk kompleks, dan yang sederhana meliputi: nama kegiatan (judul),
dasar pemikiran, tujuan diadakannya kegiatan, ruang lingkup, waktu dan
tempat kegiatan, penyelenggara (panitia), anggaran biaya, dan penutup.
Ciri-Ciri Proposal
- Proposal dibuat untuk meringkas kegiatan yang akan dilakukan
- Sebagai pemberitahuan pertama suatu kegiatan
- Berisikan tujuan-tujuan, latar belakang acara
- Pastinya proposal itu berupa lembaran-lembaran pemberitahuan yang telah di jilid yang nantinya diserahkan kepada si empunya acara
- dan lain-lain yang sulit untuk dijelaskan (dicari).
Sistematika Penulisan Proposal
1. Pendahuluan
- Berisi tentang hal-hal dan kondisi umum yang melatarbelakangi dilaksanakan kegiatan tersebut.
- Hubungan kegiatan tersebut dalam kehidupan sehari-hari(nyata)
- Point-point pembahasan pada pendahuluan ini, mengacu pada komponen S-W-O-T yang telah dibahas sebelumnya.
- Berisi tentang dasar yang digunakan dalam pelaksanaan, misalnya: Tri Darma Perguruan Tinggi, program kerja pengurus dan lainlain
- Jika kegiatan tersebut bukan dari organisasi, maka didasarkan secara umum, misalnya : Peraturan Pemerintah No sekian
- Tujuan yang ingin dicapai dalam kegiatan tersebut ( umum dan khusus)
- Tentukan juga keluaran ( output ) yang dikehendaki seperti apa
Tema yang diangkat dalam kegiatan tersebut
5. Jenis Kegiatan
- Diperlukan untuk menjelaskan rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan jika kegiatannya lebih dari satu,
- Menjelaskan bentuk dari kegiatan tersebut. Misal: berupa Seminar, Pelatihan, penyampain materi secara lisan, Tanya jawab dan simulasi dll.
Berisi uraian yang lebih terperinci dari Tujuan (Point 3) terutama mengenai ukuran-ukuran yang digunakan sebagai penilaian tercapai atau tidaknya tujuan.
7. Sasaran/Peserta
Menjelaskan tentang objek atau siapa yang akan mengikuti kegiatan tersebut ( atau lebih kenal dengan peserta)
8. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Tentukan dimana, hari, tanggal, bulan, tahun serta pukul berapa akan dilaksanakan kegiatan tersebut.
9. Anggaran Dana
Dalam anggaran disini, hanya disebutkan jumlah total pemasukan dan pengeluaran yang diperkirakan oleh panitia, sedangkan rinciannya dibuat dalam lampiran tersendiri
10. Susunan Panitia
Dalam halaman atau bagaian susuna panitia, biasanya hanya ditulis posisi yang pentingpenting saja, seperti Pelindung Kegiatan, Ketua panitia, Streering Commite dll, sedangkan kepanitian lengkap dicantumkan dalam lampiran.
11. Jadwal Kegiatan
- Dibuat sesuai dengan perencanaan dalam kalender Kegiatan yang telah disusun sebelumnya
- Atau bisa juga ditulis terlampir, jika jadwalnya banyak.
- Berisi tentang harapan yang ingin dicapai dan mohon dukungan bagi Semua pihak.
- Ditutup dengan lembar pengesahan proposal
- Terakhir, diikuti dengan lampiran.
Pengertian Laporan
Laporan mempunyai peranan yang penting
pada suatu organisasi karena dalam suatu organisasi dimana hubungan
antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari keberhasilan organisasi
tersebut. Dengan adanya hubungan antara perseorangan dalam suatu
organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan bawahan, ataupun
antara sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa mewujudkan
suatu sistem delegation of authority dan pertanggungjawaban akan
terlaksana secara effektif dan efisien dalam organisasi.
Pengertian laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan, pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang disajikan merupakan bahan atau keterangan berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri oleh si pelapor (dilihat, didengar, atau dirasakan sendiri) ketika si pelapor melakukan suatu kegiatan.
Dalam pembuatan suatu laporan formal, bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang baik, jelas dan teratur. Bahasa yang baik tidak berarti bahwa laporan itu mempergunakan gaya bahasa yang penuh hiasan, melainkan dari segi sintaksis bahasanya teratur, jelas memperlihatkan hubungan yang baik antara satu kata dengan kata yang lain dan antara satu kalimat dengan kalimat lain. Penggunaan kata ganti orang pertama dan kedua harus dihindari, kecuali penggunaan kata ”kami” bila yang menyampaikan laporan adalah suatu badan atau suatu tugas.
Pengertian laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan, pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang disajikan merupakan bahan atau keterangan berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri oleh si pelapor (dilihat, didengar, atau dirasakan sendiri) ketika si pelapor melakukan suatu kegiatan.
Dalam pembuatan suatu laporan formal, bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang baik, jelas dan teratur. Bahasa yang baik tidak berarti bahwa laporan itu mempergunakan gaya bahasa yang penuh hiasan, melainkan dari segi sintaksis bahasanya teratur, jelas memperlihatkan hubungan yang baik antara satu kata dengan kata yang lain dan antara satu kalimat dengan kalimat lain. Penggunaan kata ganti orang pertama dan kedua harus dihindari, kecuali penggunaan kata ”kami” bila yang menyampaikan laporan adalah suatu badan atau suatu tugas.
A. Prinsip – prinsip Penulisan laporan
Laporan pada dasarnya adalah alat komunikasi juga. Supaya dapat digunakan sebagai alat komunikasi yang efektif, sebuah laporan harus memenuhi syarat–syarat berikut ini.
1. Lengkap
Artinya data dan fakta yang ada dalam laporan harus lengkap
2. Jelas
Sebuah laporan disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak memberi peluang ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang berbeda. Ini dapat dicapai bila bahasa yang digunakan benar dan komunikatif
3. Benar / akurat
Data dan fakta yang salah dapat menuntun pembaca membuat suatu keputusan yang salah. Jadi kebenaran dan keakuratan isi laporan sangat diperlukan.
4. Sistematis
Laporan harus diorganisasikan sedemikian rupa, dengan system pengkodean yang teratur, sehingga mudah dibaca dan diikuti oleh pembaca. Laporan yang sistematis juga menunjang unsur kejelasan yang sudah diciptakan oleh unsur – unsur bahasa.
5. Objektif
Penulis laporan tidak boleh memasukkan selera pribadi ke dalam laporannya. Pelapor harus bersikap netral dan memakai ukuran umum dalam minilai sesuatu.
6. Tepat waktu
Ketepatan waktu mutlak diperlukan, karena keterlambatan laporan bisa mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan.
Artinya data dan fakta yang ada dalam laporan harus lengkap
2. Jelas
Sebuah laporan disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak memberi peluang ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang berbeda. Ini dapat dicapai bila bahasa yang digunakan benar dan komunikatif
3. Benar / akurat
Data dan fakta yang salah dapat menuntun pembaca membuat suatu keputusan yang salah. Jadi kebenaran dan keakuratan isi laporan sangat diperlukan.
4. Sistematis
Laporan harus diorganisasikan sedemikian rupa, dengan system pengkodean yang teratur, sehingga mudah dibaca dan diikuti oleh pembaca. Laporan yang sistematis juga menunjang unsur kejelasan yang sudah diciptakan oleh unsur – unsur bahasa.
5. Objektif
Penulis laporan tidak boleh memasukkan selera pribadi ke dalam laporannya. Pelapor harus bersikap netral dan memakai ukuran umum dalam minilai sesuatu.
6. Tepat waktu
Ketepatan waktu mutlak diperlukan, karena keterlambatan laporan bisa mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan.
B. Jenis Laporan
Laporan dapat digolongkan menurut :
1. Maksud pelaporan
- Laporan informativ, yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan bukan dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya adalah pemberian informasi yang akurat dan terinci.
- Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang di samping memberikan informasi juga menyertakan pendapat si pelapor, dengan maksud memberikan rekomendsasi (usul yang tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.
- Laporan analitis, yaitu laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor, bisa berupa pendapat atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam. Kebanyakan laporan akademis berada pada kategori ini.
- Laporan Pertanggungjawaban, di mana si pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan yang sedang dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan (bersifat evaluatif).
- Laporan Kelayakan (feasibility report). Pelapor menganalisis suatu situasi atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak. Berbagai alternative dinanalisis, kemudian ditentukan mana yang lebih baik.
2. Bentuk Laporan
- Laporan berbentuk Memo; Biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan beredar di kalangan intern organisasi.
- Laporan berbentuk Surat; Isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar folio. Bisa ditujukan ke luar organisasi.
- Laporan berbentuk naskah; Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar.
- Laporan berbentuk Campuran; Laporan ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau surat. Dibuat begini karena isinya cukup kompleks sehingga harus dipadukan dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian – baiannya lebih mudah dilakukan.
- Laporan berbentuk formulir.
- Laporan berbentuk buku.
3. Waktu Penyampaian
- Laporan Insidental; Laporan ini tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali- sekali saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.
- Laporan Periodik; Ditulis dalam suatu periode tertentu dan dinamai sesuai periodenya pula. Contoh: Laporan harian, Mingguan, Bulanan dan seterusnya.